就業規則の流用は危険？他社規則の流用で起こる労務トラブルを解説

「ひな形を少し変えれば十分」と思っていませんか？

就業規則を作成するとき、
「知り合いの会社の就業規則をもらった。」
「インターネットで見つけたひな形を使った。」
という話を聞くことがあります。

確かに、ひな形を参考にすること自体は珍しいことではありません。
しかし、その内容が自社に合っていなければ、思わぬ労務トラブルにつながる可能性があります。

就業規則は、会社ごとの働き方や制度、組織体制を反映したルールです。
他社で問題なく運用できている内容でも、自社では運用できないことがあります。

そのため、「良さそうだから採用する」という考え方ではなく、
「自社で本当に運用できるか」という視点で確認することが大切です。

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就業規則は会社ごとに違う

同じ業種であっても、会社によって働き方は異なります。
例えば、
　・勤務時間
　・休日の考え方
　・手当の種類
　・試用期間
　・休職制度
　・車通勤のルール
　・懲戒処分の運用

これらは会社ごとに違いがあります。
社員数や組織の規模、管理体制によっても必要なルールは変わります。

そのため、他社の就業規則をそのまま使うと、
「規則には書いてあるが実際には運用できない」という状態が生まれてしまいます。

就業規則は見た目が立派でも、現場で使えなければ意味がありません。

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実際にあった事例

以前、ご相談を受けた会社では、創業時に知人から譲り受けた就業規則をほとんどそのまま使用していました。
日常業務では特に問題はなく、何年もそのまま運用されていました。

ところが、ある社員が長期間の療養を必要とする状況となり、初めて”休職制度”を確認することになりました。
就業規則には休職制度が定められていましたが、その内容はとても自社では運用できないルールでした。

例えば、
　・制度の対象者
　・休職期間
　・休職期間中の給与の取扱い
　・復職までの流れ
などが、自社の実態とは大きく異なっていました。

実際には運用できない内容だったため、一つひとつ対応を検討し直すことになりました。
もちろん社員に対しても十分な説明ができず、会社としても判断に迷う場面が続きました。
最終的には就業規則を全面的に見直し、自社の実態に合わせた休職制度へ変更することになりました。

それまで数年間は特に問題なく運用できていたため、会社としても問題意識を持っていませんでした。
しかし、実際に長期療養者が発生したことで初めて制度上の問題が表面化したケースでした。

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なぜこのような問題が起こるのでしょうか

一番の原因は、「作ること」が目的になってしまうことです。
就業規則は、労働基準監督署へ届け出るためだけの書類ではありません。

• 社員の長期欠勤が必要になったとき。
• 問題社員への対応が必要になったとき。
• 育児や介護の相談を受けたとき。

就業規則は、このようなことが起きたときに、会社が迷わず判断するための基準になります。
そのため、普段は使わない制度ほど、自社で本当に運用できる内容になっているかを確認しておく必要があります。

実際には、休職制度のように「めったに使わない制度」だからこそ、
いざ必要になった場面で初めて問題に気付くケースも少なくありません。

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インターネットのひな形も万能ではない

最近では、就業規則のひな形を無料で公開しているサイトも多くあります。
参考資料として活用することはできますが、そのまま自社に当てはめることはおすすめできません。

例えば、
　✔　法令には合っていても、自社の実態には合わない
　✔　現場で実施することが難しい内容が含まれている
　✔　制度を運用するための体制が整っていない
　✔　将来の運用が想像できない

このような状態では、かえって混乱を招くことがあります。
就業規則は「法律に合っているか」だけでなく、「自分の会社で使えるか」が重要です。

自社に合った就業規則を作るための4つの視点

就業規則を作成・見直しするときは、「法律に合っているか」だけでは十分ではありません。
会社の実態に合い、現場で運用できる内容になっているかを確認することが大切です。

1．現在の働き方を基準に考える

就業規則は、実際の働き方を反映している必要があります。

例えば、
・勤務時間
・休憩時間
・休日の運用
・在宅勤務の有無
・パート・アルバイトの勤務形態
など、現在の会社の実態と一致しているかを確認しましょう。

以前の記事「就業規則はいつ見直すべき？会社の成長で変わるポイント」でも紹介したように、
会社の成長や制度変更によって就業規則とのズレが生じることは珍しくありません。

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2．実際に運用できる内容にする

就業規則に立派な制度を書いても、実際に運用できなければ意味がありません。

例えば、
・復職は誰が、どのように判定するのか
・懲戒処分は、どのような手順で進めるのか
・管理職は、どこまで、何を判断できるのか

こうした点まで考えておくことで、実際の場面でも迷いにくくなります。

就業規則と実際の運用がズレると、規程があっても現場では対応できなくなります。
実際の運用とのズレについては、「規程と現場がズレていると何が起こるのか」でも解説しています。

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3．会社全体で共通認識を持つ

就業規則は、人事担当者だけが理解していればよいものではありません。
働き方のルールブックであるため、従業員一人ひとりに関わるものです。
その上で、管理職や現場責任者が内容を理解し、同じ基準で対応できることが重要です。

担当者によって説明が変わる状態では、従業員の不信感につながる可能性があります。
就業規則は、会社全体の判断基準として共有されて初めて効果を発揮します。

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4．定期的に見直す

一度作成した就業規則も、会社の成長や変化、また法改正によって見直しが必要になります。

毎年全面改定する必要はありませんが、

• 新しい制度を導入した
• 組織体制が変わった
• 法改正があった
• 規則にないトラブルが発生した

このようなタイミングで確認する習慣をつけることをおすすめします。

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社労士として感じること

実際には「就業規則がない会社」よりも、「就業規則はあるけれど使われていない会社」のほうが多いと感じます。

その理由は、就業規則そのものが悪いからではありません。
会社の成長や環境の変化に伴い、実際の運用が少しずつ変わり、就業規則だけが取り残されてしまうからです。

また、他社の就業規則やひな形を参考にした場合には、最初は問題がなくても、気がつけば自社の実態とは、
大きくズレていることが多くあります。

だからこそ、就業規則は「作成すること」が目的ではなく、「会社で使い続けられること」が大切だと考えています。
会社ごとに働き方が違う以上、就業規則にもその会社らしさが反映されていることが、長く安定した運用につながります。

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まとめ

他社の就業規則やインターネットのひな形は、参考資料として活用することはできます。
しかし、そのまま使うことはおすすめできません。

会社ごとに、

• 働き方
• 組織体制
• 管理方法
• 制度
• 経営方針

は異なります。

だからこそ、自社の実態に合わせて整備し、実際に運用できる就業規則を作ることが重要です。

「この内容は今の会社でも本当に運用できるだろうか。」

そんな視点で一度見直してみることが、将来の労務トラブルを防ぐ第一歩になります。

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就業規則は、会社を縛るためのものではなく、会社と社員が安心して働くための共通ルールです。
「以前作ったまま見直していない」
「他社の規則を参考にしたまま運用している」
という場合は、一度現在の働き方と照らし合わせて確認してみてください。

小さな見直しを積み重ねることが、将来の労務トラブルを防ぎ、会社に合ったルールづくりにつながります。

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